Das ePostfach ist ein zusätzliches Add-On, das auf Wunsch für Ihre LOLYO Instanz freigeschaltet werden kann.
Mit Hilfe des ePostfachs können Sie Dokumente mit sensiblen Daten wie z.B. Gehaltsabrechnungen, Dienstverträge, Stammdatenblätter etc. verschlüsselt und einfach nur an die Personen verteilen, für die diese Daten auch tatsächlich bestimmt sind.
Wenn Sie also z.B. die Lohnzettel nach einem bestimmten Schema organisieren, indem Sie die Dateinamen vorher anpassen, können Sie alle Lohnzettel mit nur einem "Klick" in LOLYO den entsprechenden Personen zur Verfügung stellen.
¶ Schritt 1
Sie finden im Administrationsmenü unter Kundenbereich den Menüpunkt Add-Ons. Sobald Sie das Dropdown-Menü öffnen, finden sie den Punkt ePostfach. Falls dieses Add-On noch nicht aktiviert wurde, kontaktieren Sie bitte support@lolyo.net.
¶ Schritt 2
Nachdem das ePostfach aktiviert wurde, erscheint der neue Menüpunkt im Administrationsmenü.
Außerdem wurde unter Seiten & Menü automatisch die neue Seite ePostfach angelegt.
ACHTUNG: Bitte passen Sie die Sichtbarkeit dieser Seite an - nach der Aktivierung ist diese Seite per Standard NUR für die Gruppe Administratoren sichtbar!
¶ Schritt 3
Die Verteilung der Dokumente kann nun erfolgen. Sie können wählen, ob Sie einzelne Empfänger oder mehrere Empfänger gleichzeitig erreichen möchten.
¶ Einzelne Empfänger
Um einzelnen Empfängern nur ein einzelnes Dokument zu schicken, wählen Sie eine Bezeichnung und ziehen Sie das Dokument einfach in den unteren grauen Bereich. Die Option Datei verschlüsseln ist per Standard immer aktiviert.
¶ Mehrfache Empfänger (Batch)
Um eine große Anzahl von Dokumenten an eine große Anzahl von Personen verteilen zu können, eignet sich der Batch-Upload. Im Vorfeld müssen lediglich die Namen der Dokumente angepasst/vorbereitet werden.
In diesem Fall wählen wir den Dateinamen "Lohnzettel-JeweiligerBenutzernameAusLOLYO-April.pdf".
Beim ePostfach muss nun nur mehr der Dateiname definiert werden, in diesem Fall also "Lohnzettel-{code}-April.pdf".
Weitere Informationen zu den möglichen Dateinamen im ePostfach finden Sie hier.
Nach Auswahl der Bezeichnung können die Dateien per Drag & Drop in den unteren grauen Bereich gezogen werden.
Am Ende der Seite sollte nun eine Erfolgsmeldung ausgegeben werden, bzw. es sollte ersichtlich sein, an wen die Dokumente gesendet wurden.
¶ Schritt 4
War der Upload erfolgreich, sind die Dokumente für die jeweiligen Mitarbeitenden im Nutzer*innen Bereich unter der Seite ePostfach sichtbar:
